PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

FAKTOR-FAKTOR PERUBAHAN ORGANISASI

Faktor-faktor yang menyebabkan perubahan berasal dari dalam maupun dari luar organisasi.

Faktor internal : tujuan,strategi dan kebijakan organisasi, kegiatan, dan teknologi yang digunakan. Faktor-faktor intern yang mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi antara lain :

a. Perubahan kebijaksanaan pimpinan

b. Perubahan tujuan

c. Pemekaran / perluasan wilayah operasi organisasi

d. Volume kegiatan yang bertambah banyak

e. Tingkat pengetahuan dan keterampilan dari para anggota organisasi

f. Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi

g. Berbagai macam ketentuan atau peraturan baru yang berlaku dalam organisasi

Faktor eksternal : politik, pendidikan, ekonomi, sosial, kebudayaan, dan teknologi. Lingkungan ekstern adalah keseluruhan faktor yang ada di luar organisasi yang mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Lingkungan ekstern tidak hanya mempengaruhi organisasi tertentu, tetapi juga terhadap semua organisasi yang ada di masyarakat. Faktor - faktor yang termasuk dalam lingkungan ekstern cukup banyak, di antaranya adalah :

a. Politik, meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan pemerintahan.

b. Hukum, meliputi semua ketentuan yang berlaku yang harus ditaati oleh setiap orang baik secara individu maupun secara kelompok

c. Kebudayaan, meliputi kebudayaan material dan kebudayaan nonmaterial. Kebudayaan material mengenal berbagai macam alat dan barang-barang dengan cara kerja mekanis, elektris, atau elektronis, merupakan faktor yang berpengaruh cukup besar terhadap kehidupan organisasi.

d. Teknologi, segenap hasil kemajuan dan teknik perkembangan industri peralatan modern. Teknologi meliputi tingkat pekembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang manufaktur, dan fasilitas-fasilitas lain serta mencakup kemampuan masyarakat untuk mengembangkan dan menerapkannya

e. Sumber alam, meliputi segenap potensi sumber alam baik di darat, laut maupun udara, berupa tanah, air, energi, flora, fauna dan lain-lain termasuk pula geografi dan iklim.

f. Demografi, meliputi sumber tenaga kerja yang tersedia dalam masyarakat, yang dapat diperinci menurut jenis kelamin, tingkat umur, jumlah dan bagaimana sistem penyebarannya.

g. Sosiologi, ilmu tentang kehidupan manusia dalam lingkungan kelompok, atau ilmu tentang masyarakat.

CIRI-CIRI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.

2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.

3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.

5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.

6. berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.

7. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :

Organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi adalah sekumpulan metode perubahan yang mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari sebuah organisasi dan keberadaan karyawan. Pengembangan organisasi memberikan perhatian kepada nilai dari seorang manusia dan pengembangan secara organissi, kolaborasi dan proses yang partisipatif. Apa saja metode dalam pengembangan organisasi?

Latihan Kepekaan/ Sensitivity Training

Latihan kepekaan ini merupakan metode awal dari perubahan prilaku, melalui interaksi kelompok yang tak terstruktur, dimana setiap anggota dalam kelompok diajak berkumpul bersama dalam suasana yang bebas dan terbuka dimana setiap partisipan mendiskusikan diri mereka sendiri dan proses interaksi mereka. Dengan latihan kepekaan ini mendorong setiap anggota memiliki kesadaran dan kepekaan terhadap diri sendiri dan orang lain, meningkatkan empati kepada orang lain, meningkatkan listening skill atau keahlian dalam mendengarkan pendapat orang lain, meningkatkan keterbukaan dan toleransi kepada orang lain.

Pendekatan Survey Umpan Balik/ Survey Feedback Approach

Alat yang dapat dipergunakan untuk menilai prilaku dari anggota sebuah organisasi dan mengindentifikasi jarak perbedaan diantara persepsi dari masing-masing anggota adalah dengan menggunakan survey feedback dimana setiap anggota dapat berpartisipasi didalamnya. Hasil dari survey ini kemudian ditabulasikan dan dianalisa. Pendekatan ini kemudian dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai prilaku karyawan untuk pengambilan keputusan. Namun bagaimana pun, kita mengatuhi bahwa setiap individu dipengaruhi oleh banyak faktor ketika mereka merespon survey tersebut. Hal inilah yang harus dimonitor oleh manajemen.

Proses Konsultasi

Proses konsultsi adalah sebuah pertemuan antara sebuah konsultan dengan client untuk memahami proses pengembangan organisasi yang dilakukan dimana seseorang (karyawan) harus mengatasi dan mengindentifikasi hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Konsultan dan client ini bukan hanya berarti pihak ketiga, tetapi juga bisa jadi antara karyawan dengan atasan langsungnya. Proses konsultasi ini hampir mirip dengan latihan kepekaan, namun pada latihan kepekaan lebih menekankan kepada tugas, sedangkan proses konsultasi lebih kepada memberikan pemahaman. Dengan lebih paham, maka diharapkan tingkat penolakan akan lebih dapat berkurang.

Membangun Tim

Setiap organisasi pada dasarnya sangat mengandalkan pada sekumpulan orang untuk dapat menyelesaikan tugas secara kelompok. Proses pembangunan ttim menggunakan interaksi yang sangat tinggi dalam aktivitas sebuah kelompok untuk meningkatkan kepercayaan dan keterbukaan diantara sesama anggota tim, meningkatkan kemampuan untuk berkoordinasi dan meningkatkan performa tim. Jadi proses membangun tim ini dilakukan dengan meningkatkan interaksi diantara sesama anggotanya.

Pengembangan Antar Kelompok

Salah satu area yang mendapatkan penekan yang penting dalam pengembangan organisasi adalah mencegah terjadi konflik yang disfungsional (konflik yang tidak produktif) yang terjadi diantara kelompok. Pengembangan antar kelompok atau intergroup development bertujuan untuk merubah prilaku, stereotype, dan perspesi tentang kelompok lain. Contoh misalkan unit bisnis menganggap (stereotype) unit financial sebagai sekumpulan orang-orang yang kaku, tidak memahami dinamika bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

Appreciative Inquiry

Appreciative inquiry bertujuan untuk mengidentifikasi kualitas-kualitas yang unik dan kekuatan yang istimewa yang dimiliki oleh sebuah organisasi, yang kemudian dapat menjadi dasar untuk peningkatan performa atau kinerja. Metode ini sedikit berbeda dengan metode pengembangan organisasi yang lain karena appreciative inquiry tidaklah menekankan pada permasalahan-permasalahan yang terjadi, tetapi menekankan pada kesuksesan sebuah organisasi.

Appreciative Inquiry terdiri dari 4 tahap. Tahap yang pertama adalah discovery yakni mengidentifikasi apa yang karyawan pikir tentang kekuatan yang dimiliki oleh organisasi. Tahap berikutnya adalah design, dimana karyawan memprediksi masa depan yang memungkinkan bagi organisasi berdasarkan informasi yang diterima pada tahap discovery. Setelah melakukan tahap discovery dan design, selanjutnya beralih kepada tahap design untuk menemukan visi yang sama tentang masa depan organisasi dan menyetujui kualitas unik yang dimiliki oleh organisasi. Tahap yang terakhir adalah destiny yakni menentukan cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tahap dream.

Diterjemahkan dan dikembangkan dari buku Organizational Begavior Global Edition Sixteenth Edition yang ditulis oleh Stephen P Robbins dan Timothy A Judge

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Definisi komunikasi, Istilah komunikasi dari bahasa Inggris communication, dari bahasa latin communicatus yang mempunyai arti berbagi atau menjadi milik bersama, komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.

Menurut lexicographer (ahli kamus bahasa), komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling dipertukarkan adalah tujuan yang diinginkan oleh keduanya. Webster’s New Collegiate Dictionary edisi tahun 1977 antara lain menjelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku.

Unsur-unsur komunikasi, omunikasi antar manusia hanya bisa terjadi, jika ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain tujuan tertentu, artinya komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh adanya sumber, pesan, media, penerima, dan efek . unsur-unsur ini bisa juga disebut komponen atau elemen komunikasi.

Sumber, Semua peristiwa komunikasi akan melinatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim ineormasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender, atau encoder.

Pesan, Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata massage, content atau informasi (Hafied Cangara, 2008;22-24).

Media, Media adalah alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia seperti mata dan teliga. Pesan-pesan yang diterima pancaindra selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum dinyatakan dalam tindakan. Akan tetapi, media yang dimaksud dalam buku ini, ialah media yang digolongan atas empat macam, yakni: Media antarpribadi, untuk hubungan perorang (antarpribadi) media yang tepat digunakan ialah kurir /utusan, surat, dan telpon. Media kelompok, Dalam aktivitasa komunikasi yang melibatkan khlayak lebih dari 15 orang, maka media komunikasi yang banyak digunakan adalah media kelompok, misalnya, rapat, seminar, dan konperensi. Rapat biasanya digunakan untuk membicarakan hal-hal penting yang dihadapi oleh suatu organisasi. Seminar adalah media komunikasi kelompok yang biasa dihadiri 150 orang. Konferensi adalah media komunikasi yang dihadiri oleh anggota dan pengurus dari organisasi tertentu. Ada juga orang dari luar organisasi, tapi biasanya dalam status peninjau. Media publik, kalau khalayak lebih dari 200-an orang, maka media komunikasi yang digunakan biasanya disebut media publik. Misalnya rapat akbar, rapat raksasa dan semacamnya. Media massa, jika khalayak tersebar tanpa diketahui di mana mereka berada, maka biasanya digunakan media massa. Media massa adalah alat yang digunakan dalam penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak (penerima) dengan menggunakan alat-alat komunikasi mekanis seperti surat kabar, film, radio, dan televisi (Hafied Cangara, 2008;123-126).

Penerima, Penerima adalah  pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber.  Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelempok, partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti khalayak, sasaran, komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver. Dalam proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena adanya sumber. Tidak adanya penerima jika tidak ada sumber. Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan, atau saluran.

Pengaruh atau efek, Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini biisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa juga diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan (Hafied Cangara, 2008;22-27).

Bagaimana menyalurkan ide melalui komunikasi ?

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Ide (gagasan) => Si Sender

2.      Perumusan
Dalam perumusan disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

3.      Penyaluran
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

4.      Tindakan
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

5.      Pengertian
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

6.      Penerimaan
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.

Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

Hambatan-hambatan dalam komunikasi, Komunikasi secara sederhana diartikan sebagai penyampaian informasi yang jelas dan ditangkap secara baik oleh pendengar. Komunikasi yang baik dan efektif apabila dilaksanakan dua arah, ada mendengar ada berbicara atau ada umpan balik.

Namun tak jarang kita masih menjumpai pesan atau informasi yang kita sampaikan tidak sesuai atau kita mengalami kesulitan dalam berkomunikasi.

Berikut adalah hasil pengalaman dalam pelatihan komunikasi yang biasa saya laksanakan, hal-hal yang menghambat komunikasi yakni:

1. Hambatan fisik
Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena  fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai.

Untuk mengatasi hambatan komunikasi terhadap nenek saya ini atau orang yang memiliki fungsi pendengaran yang kurang maka saya akan berbicara dengan ekspresi muka yang jelas dan suara lantang sehingga bisa “terbaca”. Atau, informasi dituliskan sehingga nenek langsung paham maksudnya.

Hambatan komunikasi juga bisa saja terjadi apabila salah satu pihak memerlukan bahasa isyarat seperti pada orang tuna wicara.

2. Hambatan kepribadian
Saya punya rekan kerja seorang pria yang sangat pemalu. Ia hanya berbicara seperlunya. Ia tidak punya sahabat dekat, saya pun dihitungnya sahabat baiknya. Ia mengatakan sudah beberapa kali mengikuti training “public speaking”. Ia berujar bahwa sulit baginya untuk memiliki topik pembicaraan dengan lawan jenis. Sifatnya yang minder dan pemalu akhirnya menjadi hambatannya saat kencan dengan wanita meski menurut saya, sahabat saya ini adalah pria rupawan.

Selain sifat pribadi di atas, orang-orang introvert juga cenderung mengalami kesulitan untuk membangun percakapan pertama kali.

Kepribadian seperti sanguinis tentu jarang mengalami hambatan berkomunikasi. Mereka biasanya selalu punya topik pembicaraan dalam benak mereka dan memiliki pribadi yang menarik komunikatif.

3. Hambatan usia
Tentu tahu bahwa usia kadang menjadi hambatan saat kita berkomunikasi. Misalnya, anak takut menyampaikan sesuatu kepada orangtuanya. Atau, saat orang tua bicara anak harus diam mendengarkan, akibatnya komunikasi hanya terjadi satu arah saja.

Yang paling terkini misalnya, bagaimana anak remaja sekarang (:baca Alay) menggunakan kalimat-kalimat slank yang sulit dipahami oleh orang yang lebih tua. Kesenjangan usia memang harus dijembatani dengan baik sehingga pesan yang disampaikan tercapai.

Di sekolah, kerap saya menemukan ada upaya mediasi antara orangtua dengan anak melalui guru BP atau guru wali kelas agar tidak terjadi hambatan komunikasi antara orangtua siswa dengan siswa.

4. Hambatan budaya
Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian.

Atau misalnya, di Thailand untuk mengucapkan kalimat “terimakasih” akan berbeda bila disampaikan perempuan menjadi “Kopunka” sedangkan apabila laki-laki menjadi “Kopunkap”.

Untuk budaya tertentu misalnya perempuan dalam berkomunikasi mendapat porsi nomor dua setelah ayah, suami dan kakak laki-laki.

5. Hambatan bahasa
Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada di negara yang tidak sama bahasa ibu yang miliki. Dalam tulisan sebelumnya, saya bercerita bagaimana saya berupaya membantu teman kelas kursus bahasa jerman yang berasal dari negara Slovenia. Saya pun menggunakan google translate saat saya menyampaikan tugas pekerjaan rumah yang kemudian saya kirim lewat email. Meski tidak seratus persen terjemahan itu benar tapi ia cukup mengerti pesan yang saya sampaikan.

Lain lagi saat saya kedatangan teman dari RRC yang hanya bisa bahasa ibu dan kami bersahabat untuk bertukar informasi satu sama lain. Saya tidak bisa bahasa mandarin. Dia tidak bisa bahasa Inggris dan sedikit mengerti bahasa Indonesia. Saya terkesan sekali saat kami merayakan hari ulang tahun bersama, saling mentraktir dan berkomunikasi dengan berbagai macam cara seperti menulis, gerakan tangan, menggambar, ekspresi muka hingga menggunakan alat peraga. Intinya adalah kita harus saling mendengarkan satu sama lain agar komunikasi terkesan “nyambung”.

Beberapa kali saya kesasar di negara orang pun, bekal saya dalam berkomunikasi dengan bahasa sebagai hambatan yakni membawa kamus, alat tulis, kertas, kalkukator dan alamat kita tinggal.

6. Hambatan kecakapan teknologi
Dalam suatu pertemuan mediasi komunikasi orangtua dan anak di suatu sekolah, saya menampilkan slide show tentang sms seorang ABG remaja kepada kekasihnya dengan menggunakan kalimat atau kata-kata slank atau bahasa Alay. Bahasa Alay menggunakan huruf besar dan huruf kecil dalam satu kata juga cenderung tidak lengkap sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Apa yang terjadi? Orangtua tidak bisa menangkap pesan SMS tersebut.

Kecakapan teknologi lainnya seperti penggunaan fitur-fitur handphone pintar yang tidak semua orang bisa menggunakannya.

Saya pernah mengalami hambatan komunikasi saat tawar menawar membeli sovenir. Jurus komunikasi saya cuma satu dalam tawar menawar, yakni bawa kalkulator. Saat sedang tawar menawar kalkulator di HP saya habis baterai. Atau, mau menggunakan google translate tetapi baterai HP mati.

7. Hambatan lingkungan alam dan kondisi sekitar.
Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi karena suara yang bising atau polusi suara.

Lingkungan alam lain misalnya letak atau jarak pengirim pesan dengan penerima pesan yang berjauhan menyebabkan informasi tidak diterima dengan jelas.

Kita juga misalnya akan berbicara dengan pelan saat malam hari, waktu tidur. Atau waktu tidur siang di beberapa negara Eropa, orang sekitar diharapkan tidak menimbulkan kegaduhan suara. Sehingga kita cenderung berbisik atau bersuara pelan jika berbicara.

Demikian pengalaman yang bisa dibagikan. Apakah ada ide tambahan? Silahkan :)

Menurut saya, hambatan terbesar komunikasi adalah ego diri sendiri yang hanya mau mendengar apa yang ingin kita dengar. Ini yang kerap terjadi sehingga menimbulkan kesalahpahaman dalam berkomunikasi.

blog kelompok 8

A. Pengertian Jurnal Khusus

Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi secara berulang-ulang. Dan jurnal khusus biasanya dirancang untuk mencatat transaksi tertentu secara khusus.Misalnya transaksi penerimaan tunai dicatat pada satu buku harian, pembelian kredit dicatat pada suatu buku harian dan seterusnya. Sehingga kapan saja informasi diperlukan, jurnal khusus dapat memberikan informasi secara cepat dan tepat.

Pengertian transaksi adalah suatu aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, misalnya seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar berbagai macam biaya yang lainnya

Fungsi jurnal khusus

Meringankan pekerjaan karena mudah diposting ke Buku besar

Memungkinkan dilakukannya pembagian kerja

Menghemat biaya dan tenaga

Pengendalian internal bisa dilaksanakan dengan baik

Manfaat penggunaan jurnal khusus:

Memungkinkan pembagian pekerjaan

Memudahkan pemindahbukuan ke buku besar

Memungkinkan pengendalian intern yang lebih baik

Memudahkan pencatatan dengan sistematis

Lebih efektif dan efisien

Pemrosesan data lebih cepat

B.Jurnal khusus terdiri dari 5 macam yaitu :

1.      Jurnal Pembelian(Purchases Journal): Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit. Pada akhir periode, jurnal pembelian akan diposting ke dalam buku besar dengan mendebit akun pembelian dan mengkredit akun utang dagang. Buku tambahan yang dibuat untuk membantu mencatat dalam jurnal ini adalah buku utang dan buku persediaan.

Keuntungan Jurnal Pembeli:

Memudahkan dalam pencatatan transaksi

Mudah mencarinya, karena transaksi yang ada dijurnal ini hanya memuat tentang transaksi pembelian, jadi jika transaksi dalam suatu perusahaan itu banyak, mudah untuk menemukannya, tinggal cari dijurnal pembelian.

Jika jurnal pembelian hanya digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangan secara kredit dapat berbentuk sebagai berikut:

Jurnal pembelian                                                                     Halaman…………

Tanggal		No Faktur	Keterangan	Syarat Pembayaran	Ref	Jumlah
1)		2)	3)	4)	5)	6)

Keterangan;

1. Kolom tanggal untuk mencatat tanggal terjadinya transaksi pembelian.
2. Untuk mencatat nomor faktur atas pembelian barang dagangan.
3. Tempat mencatat nama dan alamat kreditur, darimana perusahaan membeli barang dagangan tersebut.
4. Untuk mencatat syarat pembayaran sebagaimana tercatum dalam faktur, misalnya 2/10,n/30
5. Tempat memberi tanda ( v ) setelah jumlah tersebut dipindahkan kerekening-rekening buku besar pembantu yang sesuai.
6. Tempat mencatat jumlah rupiah sesuai dengan yang tercatat dalam faktur.

Jika jurnal pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian secara kredit, baik untuk barang dagangan maupun lain-lain, maka disediakan kolom untuk rekening-rekening yang sering berulang terjadi, sedangkan untuk rekening yang jarang terjadi disediakan kolom serba-serbi, sehingga bentuknya dapat sebagai berikut:

Jurnal Pembelian                                                                                         Halaman ………

Tanggal		No. Faktur	Keterangan	Syarat Pemba-yaran	Ref	Debet					Kredit
						Pembe- lian	Perleng – kapan	Serba Serbi			Utang Dagang
								Ref	Rekening	Jumlah

Keterangan :

Jika terjadi pembelian barang yang kolomnya sudah tersedia maka pencatatannya dilakukan sebagai berikut :

–   Mencatat tanggal kejadian, nomor faktur dan syarat pembayaran pada kolom yang
tersedia.

–  Mencatat nama dan alamat kreditur pada kolom keterangan.

–  Mencatat jumlah rupiah pada sisi debet di kolom rekening yang sesuai dan pada sisi
kredit pada kolom utang dagang.

Jika terjadi pembelian barang secara kredit sedangkan kolomnya tidak tersedia secara khusus, maka nama rekening dan jumlahnya dicatat pada kolom serba-serbi, dan selanjutnya jumlahnya dicatat pula pada sisi kolom utang dagang.

Contoh :

Perusahaan dagang Nurani dalam bulan maret 1991 mencatat transaksi-transaksi berikut, yang berhubungan dengan pembelian secara kredit :

2 Maret            : Dibeli barang dagang dari pt. Agung dengan harga Rp. 750.000,00 syarat
pembayaran 2/10, n/30.

9 Maret            : Dibeli secara kredit dari toko merapi, perlengkapan toko seharga Rp.
125.000,00.

12 Maret          : Dibeli dari PD. Rinjani barang dagang seharga Rp. 1.500.000,00 syarat
pembayaran 2/10, n/60.

15 Maret          : Dibeli barang dagang dari toko Muria dengan syarat pembayaran 1/10, n/30
seharga Rp. 900.000,00.

18 Maret          : Dibeli secara kredit dari toko Bromo perlengkapan toko seharga Rp.
250.000,00.

25 Maret          : Dibeli peralatan untuk kantor dengan harga Rp. 750.000,00.

Jika jurnal pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian barang dagang secara kredit saja, maka transaksi-transaksi diatas dicatat sebagai berikut :

Jurnal Pembelian                                                                                         Halaman :

Tanggal		Keterangan	Syarat pembayaran	Ref	Jumlah
Maret	2 12 15	PT. Agung PD. Rinjani Toko muria	2/10, n/30 2/10, n/60 1/10, n/30		Rp.    750.000,00 Rp. 1.500.000,00 Rp.    900.000,00
					Rp. 3.150.000,00

Jurnal Umum                                                                                               Halaman :

Tanggal		Rekening dan Keterangan	Ref	Debet	Kredit
Maret	9 18 25	Perlengkapan Utang dagang, Toko Merapi Perlengkapan Utang dagang, Toko Bromo Peralatan Utang dagang, Toko Merapi		Rp.   125.000,00 – Rp.   250.000,00 – Rp.   750.000,00 –	– Rp.   125.000,00 – Rp.   250.000,00 – Rp.   750.000,00

Jika jurnal pembelian dipakai untuk mencatat pembelian secara kredit, baik untuk barang dagang maupun lain-lain, maka pencatatannyasebagai berikut :

Jurnal Pembelian                                                                                          Halaman :

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet					Kredit
				Utang	Pembelian	Serba Serbi			Utang Dagang
							Rekening	Jumlah
1991 Maret	2 9 12 15 18 25	PT. Agung Toko Merapi PD. Rinjani Toko Muria Toko Bromo Toko Merapi		750.000,00 – 1.500.000,00 900.000,00 – –	– 125.000,00 – – 250.000,00 –		Peralatan	– – – – – 750.000,00	750.000,00 125.000,00 1.500.000,00 900.000,00 250.000,00 750.000,00
				3.150.000,00	375.000,00			750.000,00	4.275.000,00

2.      Jurnal Pengeluaran Kas: Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas yang akan diposting di sebelah kredit akun kas dan potongan pembelian.

Adapun transaksi-transaksi  yang dapat dicatat pada jurnal pengeluaran kas adalah:

Pembelian barang dagang secara tunai

Pembelian barang lainnya seperti: perlengkapan, peralatan dan lain-lain secara tunai

Pembayaran utang

Pengambilan uang untuk keperluan pribadi (prive)

Pengeluaran tunai lainnya

Jurnal pengeluaran kas dapat berbentuk sebagai berikut :

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet					Kredit
				Utang	Pembelian	Serba Serbi			Kas	Potongan Pembelian
						Ref	Rekening	Jumlah

Penjelasan:

Transaksi yang kolomnya sudah tersedia, pencatatannya dilakukan sebagai berikut:

1. Mencatat tanggal,nomor bukti, pada kolom yang tersedia.
2. Mencatat nama dan alamat debitur atau keterangan lain yang bersangkutan dengan transaksi, pada kolom keterangan.
3. Mencatat jumlah disisi debet pada kolom rekening yang sesuai dan sisi kredit kolom kas.

Transaksi yang kolomnya tidak tersedia, pencatatannya dilakukan seperti diatas, namun untuk nama rekening dan jumlahnya dicatat pada kolom serba-serbi.

Kolom kas untuk mencatat jumlah uang yang dibayarkan sedangkan kolom potongan pembelian untuk mencatat jumlah potongan atas pembayaran utang karna melunasi dalam masa potongan.

Contoh:

Perusahaan dagang Nurani dalam bulan Maret 1991 mencatat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas sebagai berikut:

1 Maret            : Dibeli tunai barang dagang dari toko Ciliwung seharga Rp.  650.000,00.

4 Maret            : Dibeli dari toko Cisadane mesin tik untuk kantor dengan harga Rp. 
                           475.000,00.

5 Maret            : Dibayar utang kepada toko Merpati sebesar Rp.  250.000,00.

7 Maret            : Dibeli tunai barang dagang dari toko citarum dengan

Harga………………………………….          Rp.  500.000,00

Rabat 10%…………………………….          Rp.    50.000,00 –

Dibayar per kas                                                Rp. 450.000,00

11 Maret          : Dibayar utang kepada PT. Agung sebesar Rp.  720.000,00 dengan
    memperoleh potongan tunai 2%.

13 Maret          : Dibeli kertas tik, karbon, clip secara tunai dengan harga Rp.  125.000,00.

20 Maret          : Dibayar lunas faktur toko Muria tanggal 15 Maret yang lalu sebesar Rp. 
  900.000,00 dengan potongan tunai 1%.

30 Maret          : Dibayar gaji kariyawan Rp.  500.000,00.

Pencatatannya dalam jurnal pengeluaran kas adalah sebagai berikut:

Tanggal

Keterangan

Ref

Debet

Kredit

Utang

Pembelian

Serba Serbi

Kas

Potongan Pembelian

Ref

Rekening

Jumlah

1991 Maret

1 4 5 7 11 13 20 30

Pembelian tunai Mesin tik Toko Merapi Pembelian tunai PT. Agung Kertas tik,karbon, clip Toko Muria Gaji karyawan

– – 250.000,00 – 720.000,00 – 900.000,00 –

650.000,00 – – 450.000,00 – – – –

– peralatan perlengk. Beban gaji

– 475.000,00 – – – 125.000,00 – 500.000,00

650.000,00 475.000,00 250.000,00 450.000,00 705.000,00 125.000,00 891.000,00 500.000,00

– – – – 14.400,00 – 9.000,00 –

1.870.000,00

1.100.000,00

1.100.000,00

4.046.600,00

3. Jurnal Penjualan(Sales Journal): Jurnal untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit. Pada akhir periode, jurnal penjualan diposting ke dalam buku besar dengan mendebit akun piutang dagang dan mengkredit akun penjualan. Buku tambahan yang dibuat adalah buku piutang dan buku persediaan.

Jurnal penjualan dapat berbentuk sebagai berikut:

Jurnal Penjualan                                                                                          Halaman : …..

Tanggal		No. Faktur	Keterangan	Syarat pembayaran	Ref	Jumlah
1)		2)	3)	4)	5)	6)

Keterangan:

1. Tempat mencatat tanggal terjadinya transaksi.
2. Tempat mencatat nomor faktur.
3. Diisi dengan nama debitur beserta alamatnya.
4. Tenpat mencatat syarat pembayaran, misalnya 2/10, n/30.
5. Untuk memberi tanda (v) jika jumlah tersebut sudah dipindahkan kebuku besar pembantu piutang.
6. Untuk mencatat jumlah sesuai dengan yang terdapat pada faktur.

Contoh:

Perusahaan dagang Nurani dalam bulan Maret 1991 mencatat transaksi-transaksi    penjualan    barang dagang secara kredit sebagai berikut:

5 Maret            :Dijual kepada toko Sumba barang  dagang dengan harga Rp. 650.000,00
                        syarat pembayaran 2/10, n/30 No. Faktur 021.

8 Maret            : Faktur No. 013 dikirimkan kepada toko Melati atas penjualan barang seharga
  Rp. 800.000,00 syarat pembayaran 1/10,n/60.

21 Maret          : Dijual kepada toko Sawu barang dagang dengan harga Rp. 1.200.000,00
               syarat pembayaran 3/10, n/30 No. Faktur 014.

28 Maret          : Dijual kepada toko Mawar barang dagang seharga Rp. 600.000,00 syarat
                           pembayaran 2/10, n/30. No. Faktur 015.

Pencatatannya dalam jurnal penjualan:

Jurnal Penjualan                                                                                    Halaman :

Tanggal		No. Faktur	Keterangan	Syarat pembayaran	Ref	Jumlah
Maret – – –	5 8 21 28	012 013 014 015	Toko Samba Toko Melati Toko Sawu Toko Mawar	2/10, n/30 1/10, n/60 3/10, n/30 2/10, n/30		Rp.   650.000,00 Rp.   800.000,00 Rp.1.200.000,00 Rp.   600.000,00
						Rp.3.250.000,00

4. Jurnal Penerimaan Kas:Jurnal untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai. Pada akhir periode, jurnal penerimaan kas akan diposting di sebelah debit akun kas dan potongan penjualan. Oleh karena itu sumber pencatatan dalam buku jurnal tersebut pada umumnya terdiri atas kuintansi (lembar dua atau fotocopy) dan copy nota kontan.

Jenis transaksi penerimaan uang yang sering terjadi  pada perusahaan dagang secara umum sebagi berikut:

Penjualan barang dagang secara tunai yang analisisnya:

-debet : kas

-Kredit : penjualan

Penerimaan piutang usaha tanpa memberikan potongan, yang analisisnya:

-debet : kas

-kredit  : piutang usaha

Penerimaan piutang usaha dengan memberikan potongan:

-debet : - kas

            - potongan penjualan

Jurnal penerimaan kas dapat berbentuk sebagai berikut:

Tanggal	Keterangan	Ref	Debet		Kredit
			Kas	Potongan Penjualan	Piutang	Penjualan	Serba serbi
							Ref	Rekening	Jumlah

Penjelasan:

Transaksi yang kolom rekeningnya sudah tersedia, dicatat tanggal kejadianya pada kolom tanggal , nama atau keterangan lain pada kolom keterangan, sedangkan jumlahnya dicatat di sisi debit pada kolom kas, dan sisi kredit pada kolom yang sesuai.

Transaksi yang kolom rekeningnya tidak tersedia, jumlahnya dicatat pada kolom kas disisi debet dan nama rekening serta jumlahnya dicatat pada kolom serba-serbi.

Kolom kas untuk mencatat uang yang diterima, sedangkan kolom potongan penjualan untuk mencatat jumlah potongan yang diberikan karena pelunasan piutang dalam masa potongan.

Setiap transaksi paling sedikit dicatat dalm dua kolom, yaitu satu kali di sisi debet dan satu lagi disisi kredit.

Contoh:

Perusahaan dagang Nurani dalam bulan Maret 1991 mencatat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas sebagai berikut:

6   Maret          : Dijual tunai kepada toko Toba barang dagang dengan harga Rp. 475.000,00.

8   Maret          : Diterima dari toko Mawar sebesar Rp. 350.000,00.

14 Maret          : Diterima dari toko Sumba pelunasan faktur tanggal 5 Maret sebesar Rp.
625.000,00 dengan potongan tunai 2%.

16 Maret          : Dijual barang dagang secara tunai kepada toko Tondano seharga Rp.
250.000,00.

19 Maret          : Diterima dari toko Melati pelunasan faktur tanggal 8 Maret 1991 sebesar Rp.
800.000,00 .

21 Maret          : Diterima uang sewa sebagian ruangan sebesar Rp. 250.000,00.

22 Maret          : Diterima dari toko Sawu Rp. 625.000,00 sebagai pelunasan utangnya.

26 Maret          : Dipinjam uang dari BNI 1946 uang sebesar Rp. 2.000.000,00.

Pencatatan dalam jurnal penerimaan kas adalah sebagai berikut:

Jumlah Penerimaan Kas                                                                                          Halaman : 05

Tanggal		Keterangan		Ref	Debet		Kredit
					Kas	Potongan Penjualan	Piutang	Penjualan	Serba serbi
									Ref	Rekening	Jumlah
1991 Maret	6 8 14 16 19 21 22 26		Penjualan tunai Toko Mawar Toko Samba Penjualan tunai Toko melati Sewa ruangan Toko sawu Pinjaman Bank		475.000,00 350.000,00 611.500,00 250.000,00 800.000,00 250.000,00 625.000,00 2.000.000,00	– – 13.500,00 – – – – –	– 350.000,00 625.000,00 – 800.000,00 – 625.000,00 –	475.000,00 – – 250.000,00 – – – –		Pendapatan sewa Utang Bank	– – – – – 250.000,00 2.000.000,00
					5.361.500,00	13.500,00	2.400.000,00	725.000,00

5. Jurnal Umum (General Journal): Jurnal untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dibukukan ke dalam jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas.

Contoh:

4 maret 1991   : Dikirim  Nota Debet kepada PT. Agung sehubungan dengan
    pengembalian barang dagangan yang dibeli karena tidak sesuai
   dengan mutu pesanan, sebesar Rp. 30.000,00.

7 Maret 1991   : Diterima kembali dari toko Sumba barang dagangan sebesar 
Rp.25.000,00 karena rusak.

Pencatatannya dalam Jurnal Umum                                                        Halaman : 03

Maret	4	Utang Dagang PT.Agung		Rp 30.000,00	–
		Retur Pembelian		–	Rp 30.000,00
–	7	Retur Penjualan		Rp 25.000,00	–
		Piutaang Dagang, Toko Sumba		–	Rp25.000,00